Backoffice Medewerker
Je bent iemand die zonder aarzelen de telefoon opneemt. Een chauffeur met een vraag? Een collega die ergens tegenaan loopt? Een klant of opdrachtgever die contact zoekt? Jij staat mensen vriendelijk te woord, denkt mee en zorgt dat de vraag op de juiste plek terechtkomt.
Je hoeft niet overal direct het antwoord op te hebben. We vinden het belangrijk dat je durft te vragen, doorpakt en terugkomt op een vraag. Je bent toegankelijk, maar ook duidelijk wanneer dat nodig is.
Je werkt naast een collega die zich voornamelijk bezighoudt met de dagelijkse planning en het contact met chauffeurs. Samen vormen jullie een belangrijk onderdeel van de backoffice. Jullie hebben ieder een eigen aandachtsgebied, maar zijn ook elkaars achtervang. Je vindt het daarom prettig om samen te werken, informatie met elkaar te delen en samen verantwoordelijkheid te nemen voor het geheel.
We zoeken nadrukkelijk geen twee mensen die ieder op hun eigen eiland werken.
De planning heeft een eigen verantwoordelijkheid en jij hebt een eigen aandachtsgebied binnen de backoffice. Tegelijkertijd moeten jullie voldoende van elkaars werkzaamheden begrijpen om elkaar goed te kunnen vervangen.
Wat typeert jou als mens?
Je bent benaderbaar
Mensen stappen makkelijk op je af. Je hebt een open houding en vindt het leuk om met verschillende mensen binnen en buiten de organisatie contact te hebben.
Je bent communicatief sterk
Je kunt goed luisteren, stelt vragen en weet informatie duidelijk over te brengen. Wanneer iemand gehaast, of onzeker is, blijf jij rustig en professioneel.
Je bent een verbinder
Je begrijpt dat de backoffice een schakel is tussen planning, chauffeurs, klanten, Finance en Operations. Je zoekt die samenwerking op en zorgt ervoor dat informatie niet tussen afdelingen blijft hangen.
Je houdt overzicht
Er gebeurt veel tegelijk en daar kan je goed mee om gaan. Jij kunt prioriteiten stellen, houdt bij wat nog moet gebeuren en laat zaken niet zomaar liggen.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Controleren en bewaken van alle (order)gegevens binnen ons geautomatiseerde systeem
- Achtervang Indelen van materieel en personeel in onze dagelijkse rittenplanning
- Afstemmen van beschikbaar materieel & personeel met andere vestigingen van Vlot
- Aanspreekpunt voor onze chauffeurs en bijrijders
- Signaleren en oplossen van onregelmatigheden gedurende de dag
- Checken van ritgegevens en afwijkingen voordat facturatie wordt aangeboden aan Finance.
- Bewaken van de personeelsbezetting, waaronder ziek- en betermeldingen en verlofregistraties
- Continu schakelen tussen planning, uitvoering en administratie
Jij beschikt over:
- Relevante werkervaring in een dynamische rol waar schakelen gevraagd wordt.
- Sterk planmatig en procesmatig inzicht
- Goede communicatieve vaardigheden per mail en telefonisch
- Verantwoordelijkheidsgevoel
- Oog voor detail.
- Het vermogen om gedurende de dag prioriteiten opnieuw te stellen.
Wat verwachten wij van jou?
- Een mooie baan binnen een sociaal familiebedrijf.
- Verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief
- Een betrokken en informele werksfeer
- Tijdelijk contract met uitzicht op vast
- Salaris volgens CAO Beroepsgoederenvervoer: maximaal schaal E:
€ 3.034,77 – € 3.840,02 bruto per maand - 8% vakantiegeld
- Minimaal 24 vakantiedagen + 3,5 ATV (o.b.v. 40 uur)
- Reiskostenvergoeding
- Pensioenregeling
- Opleidingsmogelijkheden via de Vlot Academy
- Gratis bedrijfsfruit
Klaar om impact te maken?
Ben jij klaar voor deze functie, waarin geen dag hetzelfde is en waarin jouw organisatietalent écht het verschil maakt? Dan maken wij graag kennis met je!
Solliciteer direct via www.werkenbijvlot.nl of mail naar vacature@vlotlogistics.nl.
Heb je vragen? Bel gerust met Glenn of Wendy via 085-0532380.
Een VOG maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
Wij zoeken iemand die stevig in zijn of haar schoenen staat en rust bewaart in een dynamische omgeving. Je denkt vooruit, houdt overzicht en communiceert helder met alle betrokken partijen.
